Автоматизована система “Деканат” – це програмно-технологічний комплекс управління навчальним процесом навчального закладу, призначений для організації роботи методистів та зменшення кількості документації на паперових носіях.
Крім того АС “Деканат” має гнучку систему звітів, яка дозволяє користувачу самостійно створювати звіти за необхідними параметрами.
Замовлення документів про освіту та студентських квитків не потребує майже ніяких зусиль і займає хвилини.
Для друку додатків до дипломів на стандартних бланках, система автоматично виводить з навчального плану та індивідуальної таблиці успішності студента кількість годин та оцінки з кожної дисциплін з обраною шкалою оцінювання.
Методисти деканату та керівники навчального закладу можуть переглянути повний перелік дисциплін та оцінки студента, побачити дисципліни за певний курс, семестр, або кількість лекцій, лабораторних, практичних, заліків та іспитів з однієї дисципліни.
Розвинена функція пошуку дозволяє знайти особову картку студента в межах навчального закладу, навіть за неповними даними про особу.
Програма забезпечує:
- розгалуження доступу користувачів;
- ведення бази даних по студентах;
- ведення бази даних по викладачах;
- формування навчальних планів;
- формування робочих навчальних планів;
- формування індивідуальних навчальних планів студентів;
- ведення звітності по результатах підсумкового контролю відповідно до робочого навчального плану;
- формування розкладу іспитів на сесії з можливістю занесення оцінок студентів до бази даних;
- облік сесій, перездачі;
- формування навантаження співробітників. кафедр, факультетів;
- формування розкладу занять та його експорт на веб-портал навчального закладу;
- друк поточної, службової, статистичної та звітної документації;
- підготовка персональної інформації випускників для створення замовлень на виготовлення студентських квитків, дипломів та додатків до дипломів про вищу освіту;
- експорт до системи створення заявок на виготовлення документів про освіту та студентських/учнівських квитків державного зразка Education;
- інтегрування з іншими програмами ІВС “Освіта” – АС “Приймальна комісія” та АС “Студмістечко”;
- інтеграція з ЄДЕБО та синхронізація обох баз даних.
Модулі системи
Модуль “Студенти”
Форма “Анкета студента” складається з дванадцяти закладок на кожній з яких зберігається особиста інформація і інформація, яка має відношення до стану навчання та перебування в навчальному закладі студента.
Закладка “Навчання” – знаходиться інформація про стан студента навчальному закладі; спрямованість навчання (форма навчання, курс, ознака контракту, факультет, спеціальність (спеціалізація), освітня програма); направлення (тип направлення, підприємство); зарахування на навчання (номер протоколу про зарахування, номер наказу про зарахування, умова зарахування, дата протоколу про зарахування, дата наказу про зарахування, дата вступу); випуск (звільнення) (номер наказу про випуск/звільнення, дата наказу про випуск/звільнення, дата випуску); назву навчальної групи; студентський квиток; залікову книжку; читацький квиток; куратора групи та останню дату внесення змін до анкети студента.
Закладка “Навчальні картки” – зміни, які вносяться в анкету студента автоматично застосовуються і для його актуальної картки. При створенні анкети студента автоматично створюється карта і наказ по ній. Закладка “Особові дані” складається саме з обов’язкових полів, які потребують заповнення.
Закладка “Освіта” – зберігаються особові дані студента із документу про освіту, з яким він вступає до вищого навчального закладу. Обов’язковими для заповнення є такі поля:
- тип та назва навчального закладу, який закінчив студент;
- дані документ про освіту – тип, серія, номер, оцінки з додатку;
- іноземні мови, які вивчав студент до вступу до навчального закладу.
Закладка “Гуртожиток”дає змогу бачити чи потрібен гуртожиток при навчанні, якщо потрібен то в якому гуртожитку і в якій кімнаті проживає студент.
Закладку “Нотатки” призначено для занесення та збереження додаткових даних, що мають відношення до студента, наприклад про результати громадської роботи в навчальній групі.
Закладка “ФДП” – міститься інформація про філію ФДП у якій студент проходив навчання, рейтинг та свідоцтво про навчання.
Закладка “Пільги” – міститься інформація про пільги, якими користувався студент при вступі до навчального закладу.
Закладка “Адміністративне” відображає статус студента в навчальному закладі, щодо ведення громадської діяльності та виконання відповідних громадських доручень.
Закладка анкети “Інше” відображає інформацію про успішність студента під час навчання в навчальному закладі.
Модуль “Відділ кадрів”
Призначений для ефективного управління персоналом навчального закладу. Він дозволяє вести облік працівників, зберігати та оновлювати інформацію про їхню зайнятість, кваліфікацію, заробітну плату та інші кадрові дані.
Форма “Анкета співробітника” складається з закладок на кожній з яких зберігається особиста інформація і інформація, яка має відношення до стану та посади певного співробітника. При збереженні анкети програма контролює заповненні цих полів і повідомляє, яке саме поле ще необхідно заповнити для успішного збереження анкети в базі.
Закладка “Особові дані” складається саме з обов’язкових полів, які потребують заповнення.
На закладці “Посади” вводиться та редагується інформація про посади, надбваки, доплати та договори співробітника.
На закладці “Відпустки” відбувається планування відпусток і фіксація фактичних.
На закладці “Стан та лікарняні” оператор вибирає стан співробітника з випадаючого списку та дату стану коли він чинний.
Закладка “Стаж” – облік стажу співробітника.
Закладка “Освіта” – перегляд та редагування інформації по освіту, вчені звання, наукові ступені та рівень володіння іноземними мовами.
Закладка “Родичі” містить дані про сім’ю співробітника.
Закладка “Військовий обов’язок” – військовозобов’язаність, звання, спцоблік, документи.
Закладка “Особливі відмітки” – таблиця в якій можна встановити особливі ознаки для кожного співробітника: нагороди, пільги, тощо.
Закладка “Різне” – дозволяє зберігати та редагувати інформацію про:
- Поїздки;
- Підвищення кваліфікації;
- Наукова робота;
- Нагороди;
- Участь у виборах;
- Матеріальна відповідальність;
- Оздоровчі;
- Заохочення;
- Стягнення;
- Атестації;
- Звання;
- Перевірки;
- Медичні комісії.
Закладка “Нотатки” дозволяє додати будь-які коментарії для даного співробітника, а також непередбачені анкетні дані.
Історія співробітника – форма у якій відображаються історичні записи анкетних даних та актуальні записи, які можна відредагувати, або видалити.
Модуль “Академічні довідки студента”
Форму призначено для внесення інформації про академічні довідки студента, які надано до навчальної частини при переведенні з інших ЗВО, факультетів, тощо.
Модуль “Індивідуальні відомості”
В цій формі відображаються індивідуальні відомості студента, які формуються для окремих дисциплін за необхідністю.
Типи відомостей:
- На підвищення оцінки;
- Академічна різниця;
- Індивідуальний графік;
- Атестаційний лист екстерна;
- Позапланова дисципліна, під час навчання.
Модуль “Контракти студентів”
Модуль “Контракти студентів” забезпечує управління контрактами та договорами студентів. Він дозволяє зберігати, відстежувати та оновлювати інформацію про фінансові угоди, включаючи умови оплати, терміни та інші важливі деталі контрактів. Це забезпечує прозорість і зручність у веденні документації та управлінні фінансовими зобов’язаннями студентів.
Модуль “Сесії”
Підготовка екзаменаційних відомостей та журнал екзаменаційних відомостей:
- Згенерувати екзаменаційні відомості;
- Додати екзаменаційну відомість;
- Відомість для перездачі;
- Актуалізація відомостей.
Занесення оцінок до бази даних:
- Занесення оцінок у відомість;
- Занесення оцінок групи до бази даних, проставляючи оцінки у відповідні колон напроти кожного прізвища.
Переведення на наступний навчальний рік:
- Переведення груп і студентів на інший курс;
- Відрахування та випуску студентів и груп.
Модуль “Навчальні плани”
Модуль “Навчальні плани” програми дозволяє створювати, редагувати та відстежувати навчальні плани для студентів. Він забезпечує зручний доступ до розкладів, навчальних матеріалів та завдань, а також дозволяє викладачам ефективно планувати та керувати навчальним процесом.
Дисципліни НП. Форма створення дисциплін НП.
Атестації НП. Вносяться дані про державні атестації (перевірки).
Практики НП. Форма призначена для редагування додаткових параметрів для практик НП.
Графік навчального процесу. До кожного навчального плану створюється таблиця для заповнення графіку навчального процесу.
Друк навчального плану. Функція “Друк навчального плану” дозволяє швидко та зручно отримати друковану версію навчального плану з усіма необхідними деталями, включаючи розклад, предмети та завдання, для використання в офлайн-режимі або архівування.
Модуль “Освітньо-професійна програма підготовки (ОПП)”
ОПП – освітньо-професійна програма підготовки. Стандарт визначається для певного ОКР та галузі знань. Стандарти можуть змінюватись з року в рік, тоб-то для кожного стандарту визначений період його дії. Стандарт регулює кількісний та якісний склад різних частин навчання, а саме:
- Загальна кількість годин (кредитів) по всім дисциплінам, яку має прослухати студент;
- Співвідношення між кількістю годин нормативної частини та частини вибору ЗВО;
- Співвідношення між частинами вибору ЗВО та частиною вибору студента;
- Розподіл годин між різними циклами підготовки для різних частин навчання;
- Перелік кваліфікацій, які можуть бути присвоєні студенту після прослуховування курсу згідно з даним стандартом.
Модуль “Дисципліни вільного вибору студентів (ДВВС)”
Призначено для управління дисциплінами і годинами, які пропонуються студентам для вибору в якості варіативної складової навчальних програм.
Всі дисципліни згруповані/групуються в набори, типи і види яких дозволяють реалізувати різні моделі роботи з варіативною складовою навчальних програм.
В подальшому дані цього модуля використовуються при створенні НП та РНП.
Запис на ДВВС через Веб Деканат.
Загальний процес запису на ДВВС виглядає наступним чином:
- Студент обирає дисципліни, які бажає вивчати з блоків та списків дисциплін свого навчального плану;
- Методист аналізує зроблений вибір та приймає рішення які студенти будуть вивчати дисципліни;
- Дисципліни, вибір яких підтверджений або відмовлений стають не доступними для редагування в веб-кабінеті. Решта дисциплін доступні для вибору, відповідно студент може обрати нові дисципліни на заміну відмовленим;
- Методист додає підтверджені дисципліни до ІНП студентів скориставшись відповідною груповою операцією в АС “Деканат”.
Модуль “ІНП студента (Індивідуальний навчальний план)”
ІНП студента – це абсолютно всі дисципліни, з яких буде складати/складав випробування студент, як разом зі своєю/чужою навчальною групою, так і індивідуально (дисципліни з позначкою в графі “Дисципліни з ІНП”).
Формувати ІНП студента можна двома способами:
- Через “Журнал екзаменаційних відомостей”, шляхом генерації відомостей відповідно до прив’язаного НП/РНП до навчальної групи.
- Шляхом прив’язки плану безпосередньо студентові.
Модуль “Створення замовлення додатків до дипломів”
Функціонал призначений для замовлення друку додатків до документів про освіту, в тому числі, додатків європейського зразка (DIPLOMA SUPPLEMENT). В результаті виконання дій буде створений файл у форматі xml.
Модуль “Створення резервної копії”
Модуль “Створення резервної копії” забезпечує надійне збереження даних шляхом ручного створення резервних копій системи. Він дозволяє зберігати важливу інформацію та налаштування, що гарантує їх відновлення у разі збою або втрати даних.
Імпорт студентів з ЄДЕБО
Форму призначено для завантаження з ЄДЕБО анкет студентів або їх навчальних карток в АС “Деканат”.
Система має велику кількість налаштуванья для гнучкого імпорту студентів, а також пошук вже існуючих карток студентів в АС “Деканат” за РНОКПП у функцію імпорту студентів з ЄДЕБО. Якщо знайдено одну картку з відповідним РНОКПП, то відбувається прив’язка картки здобувача в ЄДЕБО з карткою студента в АС “Деканат”.
Основна функціональність:
- Проводити повноцінну фіксацію роботи (тобто створення, редагування, видалення) студентів;
- Фіксувати (створювати та видаляти) в ЄДЕБО зміни в навчанні студента, тобто переведення на курси, відрахування, вихід та повернення в/з академвідпустку, зміну факультету, форми навчання, спеціальності, джерела фінансування тощо;
- Створювати нові записи про навчання в ЄДЕБО (у випадку довнесення, переводу студента з іншого ЗВО або у інших випадках);
- Редагувати персональні дани студентів в ЄДЕБО, вносити нові персони в ЄДЕБО;
- Імпортувати дані про дипломи та студентські квитки;
- Підтримка роботи з декількома ВСП.
Експорт в АС “Приймальна комісія”
За допомогою цього пункту меню організується експорт анкетних даних студентів, які навчаються або закінчують навчання по ОКР бакалавр, для подальшої передачі інформації в програму АС “Приймальна комісія”, як цього вимагають правила вступу до навчального закладу.
Експорт в Education
За допомогою даного пункту меню організується експорт даних про студентів, які навчаються або закінчують навчання для подальшого використання анкетної інформації в програмі для створення заявок на виготовлення студентських та учнівських квитків Education.
Дані вивантажуються у вигляді XML-файлу.
Web та мобільний додаток розкладу
Кожен навчальний заклад, який використовує АСУ “ВНЗ” може отримати Веб-розклад, а його студенти та викладачі завантажити безкоштовний додаток “АСУ ВНЗ. Розклад”
Легко, лише у декілька простих кроків проходить встановлення Веб-розкладу на сайт навчального закладу, щоб студенти та співробітники завжди могли ознайомитися зі своїм розкладом. Модуль оптимізовано під всі відомі браузери, тому якісне відображення розкладу гарантоване.
Лаконічний, яскравий та зручний інтерфейс, який зрозумілий кожному користувачу. Різноманітний функціонал додатку дає змогу користувачу не тільки переглянути розклад, а й знайти корпус та дізнатися телефон навчального закладу.
Додатково, у “АСУ ВНЗ. Розклад” можна залишати нотатки, а також зазначити, до якої пари ці дані відносяться і коли необхідно про них нагадати.
Адміністрування доступу
Дана форма складається з двох закладок “Користувачі”, “Ролі” за допомогою яких адміністратор регулює права доступу користувачів АС “Деканат” до бази даних.
Адміністратор має можливість включати або відключати доступ до будь-якого з модулів. Якщо доступ відключений, то користувач не бачить відповідний модуль в клієнті, якщо доступ включений, то доступ до даних в модулі визначається наявністю програмних ролей.
Предвстановлений користувач – користувач, який створюється за замовчуванням після встановлення системи.
Активний користувач – це користувач, який підключений до БД в даний момент.
Доступ до ЄДЕБО – налаштування, яке визначає чи є доступ у вибраного користувача до функціоналу по роботі з ЄДЕБО. У випадку, якщо у користувача немає доступу до ЄДЕБО, всі елементи інтерфейсу для роботи з ЄДЕБО в усіх модулях стають йому недоступними.
Закладка “Користувачі” має вигляд поділеного навпіл інформаційного поля з лівої сторони якого розташована таблиця зі списком зареєстрованих користувачів, в якій зазначено ім’я (логін) користувача, дата його реєстрації та ознака активності.
З іншої сторони інформативне поле, в якому висвітлюється інформація про надані програмні та системні ролі, і доступ до модулів програми кожному з зареєстрованих користувачів.
