Автоматизована система “Приймальна комісія” – це програмно-технологічний комплекс, який призначено для інформаційного забезпечення прийняття рішень на рівні приймальної комісії навчального закладу.
Система забезпечує повну автоматизацію всіх етапів роботи приймальної комісії навчального закладу: прийом документів, реєстрації даних про абітурієнтів (вступників до навчального закладу), надання їм певного статусу на поточний момент, допуск до вступних іспитів, обробка результатів вступних іспитів, зарахування, ведення довідникової інформації про структуру навчального закладу та формування і друк документів супроводження процесу роботи приймальної комісії навчального закладу за визначеними формами (списки, зведення, відомості, звіти, накази, протоколи та інші документи).
АС “Приймальна комісія” забезпечує:
- розгалуження доступу користувачів;
- ведення бази даних абітурієнтів;
- формування розкладу вступних випробувань з можливістю занесення оцінок абітурієнтів до бази даних;
- автоматичне формування конкурсу за факультетами, категоріями вступу, спеціальностями та іншими параметрами.
- перевірка достовірності документів про освіту;
- перевірка достовірності сертифікатів УЦОЯО;
- експорт до системи створення заявок на виготовлення студентських/учнівських квитків державного зразка Education;
- синхронізація з базою даних ЄДЕБО;
- інтегрування з АС “Деканат”, експорт та імпорт;
- ведення звітності по результатах підсумкового контролю;
- друк поточної, службової, статистичної та звітної документації.
Модулі системи
Модуль “Персони”
Модуль призначено для створення, редагування, видалення анкет потенційних абітурієнтів, які подають заяви на декілька факультетів. Анкети з цього модуля використовуються для заведення особових справ вступників у відповідному модулі.
Інтерфейс
У вікні знаходиться список анкет, які зареєстровані в базі. Список представлений у вигляді таблиці з основними анкетними даними:
- Прізвище, ім’я, по батькові;
- Дата народження;
- Документ (серія та номер документу, що засвідчує особу);
- Походження;
- Чекбокс “З фото”;
- Стать;
- Чекбокс “Іноземець”;
- Чекбокс “ОС” чи особова справа;
- “Користувач, що створив анкету” – інформація тягнеться з “Адміністрування доступу”, поле “Прізвище, ім’я, по батькові” в картці користувача системи;
- Не синхронізувати з ЄДЕБО який містить дані про користувача та його коментар.
Модуль “Заяви”
Модуль призначено для моніторингу та управління заявами абітурієнтів. Вкладки:
- Основні дані
- Статус заяви
- Направлення
- Результати випробувань
- Категорії
- Нотатки
- Контракт
- Мотиваційний лист
Інтерфейс
Вікно вертикально поділене на дві частини, в лівій частині розташоване дерево фільтрів, за допомогою якого можна фільтрувати список абітурієнтів за певними ознаками, в правій частині вікна знаходиться список абітурієнтів (грід) представлений у вигляді таблиці з основними анкетними даними особи.
Модуль “Вступні випробування”
Модуль призначено для аналізу результатів вступних випробувань всіх абітурієнтів, які вступають до НЗ за відповідною пропозицією.
Через модуль можна відслідкувати абітурієнтів з непризначеними вступними випробуваннями, порожнім балом документу про освіту, незадовільними результатами випробувань.
Модуль “Результати вступних іспитів”
Анкети абітурієнтів потрапляють в даний модуль коли їм призначено випробування на закладці анкети “Пільги та категорії”.
Модуль “Конкурс”
- Префікс особової справи
- Вступна траєкторія – формується за довідниками: “Вступні траєкторії”, “План прийому”; “Категорії за вступними траєкторіями”
- Конкурс – формується за довідниками: “План прийому”; “Категорії за вступними траєкторіями”;
- Факультет
- По формі навчання
- Спеціальність
- Категорія – перелік доступних категорій за даним конкурсом;
- Пропозиція – формується за довідником “План прийому”.
Модуль “Конкурс за спеціальностями на основі ПЗСО”
Модуль призначений для можливості перегляду та редагування конкурсної ситуації для вступників, які вступають на спеціалізації на 1 курс на основі ПЗСО на звичайний термін навчання.
Від модуля “Конкурс за пропозиціями” даний модуль відрізняється тим, що можна подивитись заяви, що подані на спеціалізації однієї спеціальності (“Конкурс за пропозиціями” дозволяє дивитись заяви окремо на кожну спеціалізацію).
Модуль”Звіти”
Під пунктом меню “Звіти” відображаються стандартні звіти системи та звіти згруповані за типами і призначенням, також в цьому пункті меню будуть відображатись звіти які створено адміністратором системи навчального закладу за допопогою АС “Конструктор звітів”.
Звірка даних АС “Приймальна комісія” та ЄДЕБО
Для забезпечення ефективної взаємодії ПК та ЄДЕБО рекомендується виконувати звірку основних даних в ПК та ЄДЕБО.
Звірка даних реалізується в два етапи.
Спочатку адміністратор ЗВО або факультету завантажує дані з ЄДЕБО то тимчасових буферних таблиць АС “Приймальна комісія”.
Потім дані перевіряються за допомогою звітів, що включені в поставку програмного забезпечення, або можуть бути розроблені користувачем самостійно.
Перевірка документів про освіту
Верифікацію документів про освіту призначено для групової перевірки достовірності документів, занесених в базу АС “Приймальна комісія” по базі ІВС “ОСВІТА”.
Звіти системи
Крім того АС “Приймальна комісія” має гнучку систему звітів, яка дозволяє користувачу самостійно створювати звіти за необхідними параметрами.
Співробітник приймальної комісії може здійснювати моніторинг по всій базі даних факультету, або навчального закладу, переглянути повний перелік дисциплін за яким складались вступні іспити та оцінки абітурієнта.
Розвинута функція пошуку дозволяє знайти особову картку абітурієнта в межах приймальної комісії університету, навіть за неповними даними про особу.
Імпорт з АС “Деканат”
Через “Імпорт з АС “Деканат” викликається майстер для імпорту анкетних даних студентів з АС “Деканат”, які навчаються або закінчують навчання по ОКР бакалавр і подають документи в, як цього вимагають правила вступу до навчального закладу.
Настройка алгоритму імпорту доступна на вкладці Експорт/Імпорт в налаштуваннях програми.
Адміністрування доступу
Дана форма складається з двох закладок “Користувачі”, “Ролі” за допомогою яких адміністратор регулює права доступу користувачів АС “Приймальна комісія” до бази даних.
Модуль програми – екранні форми, які реалізують деякий етап роботи приймальної комісії. На поточний момент в системі існує 7 модулів:
- Особові справи;
- Заяви;
- Вступні випробування;
- Результати вступних іспитів;
- Конкурс;
- Рекомендовані абітурієнти;
- Розширений пошук.
Адміністратор має можливість включати або відключати доступ до будь-якого з вищезазначених модулів. Якщо доступ відключений, то користувач не бачить відповідний модуль в клієнті, якщо доступ включений, то доступ до даних в модулі визначається наявністю програмних ролей.
Предвстановлений користувач – користувач, який створюється за замовчуванням після встановлення системи.
Активний користувач – це користувач, який підключений до БД в даний момент.
Доступ до ЄДЕБО – налаштування, яке визначає чи є доступ у вибраного користувача до функціоналу по роботі з ЄДЕБО. У випадку, якщо у користувача немає доступу до ЄДЕБО, всі елементи інтерфейсу для роботи з ЄДЕБО в усіх модулях стають йому недоступними.
Закладка “Користувачі” має вигляд поділеного навпіл інформаційного поля з лівої сторони якого розташована таблиця зі списком зареєстрованих користувачів, в якій зазначено ім’я (логін) користувача, дата його реєстрації та ознака активності.
З іншої сторони інформативне поле, в якому висвітлюється інформація про надані програмні та системні ролі, і доступ до модулів програми кожному з зареєстрованих користувачів.
Робота з документацією
Працюючи з відомостями, оператор має змогу реєструвати бали з сертифікатів УЦОЯО, оцінки з атестату чи диплому, сортувати абітурієнтів за набраним балом, груповим способом проставляти рекомендацію до зарахування, назву навчальної групи та номер наказу про зарахування.
Автоматизована система формує велику кількість документів у вигляді списків та таблиць, серед яких такі стандартизовані звіти, як журнал реєстрації абітурієнтів, хід подачі заяв, характеристика контингенту, протоколи допуску до випробувань та рекомендованих до зарахування, накази про зарахування, а також аналітичні, статистичні звіти та усі Міністерські форми звітів.
Замовлення студентських квитків
АС «Приймальна комісія» передбачає експорт даних до інформаційної системи ЄДЕБО, дані зарахованих студентів переносяться в програму для замовлення студентських квитків.
Таким чином, студентські квитки можуть бути замовлені, виготовлені та видані студентам ще до початку занять. Це простий приклад доцільності взаємодії програми з ІВС «ОСВІТА».
Експорт в Education
За допомогою цієї форми виконується експорт даних про зарахованих абітурієнтів, для подальшого використання в програмі для створення заявок на виготовлення студентських та учнівських квитків “Education”.
